El pasado mes de mayo, dimos por finalizada la puesta en marcha del software Equipe en la Residencia Santa Paola de Toledo. Después de 4 meses utilizando el software a pleno rendimiento para gestionar todos los procesos diarios de la residencia, hemos hablado con Laura Cano, la directora del centro, para que comparta su experiencia en lo que a digitalizar el centro ha supuesto para el equipo y para la mejora en la calidad de los servicios prestados en Santa Paola.
1. Háblanos del centro y de los aspectos que destacarías. ¿Cuáles fueron los inicios y cómo ha evolucionado Santa Paola hasta el día de hoy?
Desde noviembre de 2014, la nueva propiedad del centro apuesta por no ser una residencia. Administrativamente, lo es, pero su forma de concebir la atención y los cuidados a las personas que conviven en Santa Paola (personas mayores, familias y profesionales) se aleja mucho del modelo institucional clásico. Se persigue desde el principio que Santa Paola sea un lugar donde los profesionales acompañan a las personas en su proyecto de vida, conociendo la historia de vida de estas, sus necesidades y preferencias, y fomentando su participación en la toma de decisiones que les afectan.
Santa Paola avanzará en el viaje de la atención integral y centrada en la persona alcanzado gran parte de sus objetivos en marzo de 2020, justo cuando llega la pandemia de COVID-19. Esta pandemia puso a prueba la fortaleza de Santa Paola, con cambios de profesionales importantes, y aún a día de hoy siguen en marcha las estrategias que se decidieron una vez que se vuelve a la normalidad.
2. ¿Por qué decidisteis implementar un programa informático de gestión en la residencia?
Precisamente una de las estrategias que se pone en marcha es la búsqueda de un software que hiciera más eficiente la gestión de la información de las personas que viven en Santa Paola. Buscábamos una herramienta que pusiera a la persona en el centro y así dimos con Equipe, que de forma muy intuitiva y ágil nos permite manejar la información que se va generando de cada persona. No se trata solo de eliminar el papel o de disminuir los tiempos en el volcado de los registros, sino de trabajar para que la información sea realmente útil para el día a día de personas y profesionales.
3. En el Decreto 2/2022, que establece las condiciones básicas de los centros de servicios sociales de atención especializada, destinados a las personas mayores en Castilla-La Mancha, se especifica que los centros deberán contar con un sistema de gestión en formato electrónico o aplicación informática. ¿Crees que hay muchos centros residenciales y no residenciales en Castilla-La Mancha que todavía no cuentan con una solución informática?
No tenemos mucha información al respecto, pero si sabemos que las soluciones que hay en el mercado no siempre pueden ser asumidas económicamente por centros pequeños y que los programas informáticos más conocidos no encajan en lo que buscamos. Entendemos que la Inspección persigue registrar todo lo que consideran importante en base a sus protocolos de inspección pero esto sigue estando muy lejos de lo que realmente es importante para las personas y sus familias.
4. Si en la respuesta anterior crees que hay muchos centros que todavía no han implantado un software de gestión, ¿por qué crees que les cuesta tomar la decisión?
Son tres prejuicios principalmente. Presuponer que es caro, que es difícil de manejar y que no aporta valor son, sin duda, los tres factores que frenan la decisión.
5. ¿Por qué elegisteis Equipe para digitalizar los procesos de trabajo de Santa Paola?
Principalmente, porque cubre los que necesitamos en cuanto a lo que es en sí el programa informático. Esto encajaba en nuestras necesidades. Pero además, fue determinante la forma de hablar con esta empresa. Entienden el modelo de atención centrada en la persona, lo llevan en su ADN como nosotros, y eso fue, como digo, el complemento final para la toma de la decisión. Nosotros los buscamos a ellos, no fue a partir de una visita comercial o un anuncio. Ese entendimiento en que todo se centra en la persona continua a día de hoy, no hay expresiones ni barreras técnicas complejas para nosotros. Es un programa intuitivo, pero esto tiene mucho que ver con que Equipe y Santa Paola hablan el mismo lenguaje y persiguen lo mismo: facilitar que los profesionales puedan acompañar, atender y cuidar a las personas y a sus familias a partir de sus necesidades y contando con su participación.
6. ¿Cómo ha sido la experiencia de implementar y utilizar el programa hasta ahora? ¿Ha habido algún obstáculo o dificultad durante el proceso?
Si sabes usar un móvil o una tablet no tienes dificultad con su utilización. Los profesionales lo ven como un aliado y eso facilita que lo utilicen bien. Todos los profesionales reciben formación y una vez que está en marcha siempre tienes apoyo de Equipe para las dudas o los imprevistos. Lo tienen muy bien trabajado para facilitar el día a día de Santa Paola.
7. ¿Cómo se ha llevado a cabo la adaptación de vuestros procesos de trabajo en Equipe?
Desde Equipe se hizo un análisis del día a día de Santa Paola y de las nuevas necesidades que teníamos para mejorar varias cosas. Realmente ha sido Equipe la que se ha adaptado a nuestras necesidades más que nosotros a las funcionalidades del software. Lo que se pide te lo dan. Funcionan de forma muy ágil.
8. ¿Cómo se ha llevado a cabo la capacitación del personal para utilizar el software de manera efectiva? ¿Ha sido difícil acostumbraros a utilizarlo?
Como decía antes, hay formación y apoyo continuo para dudas, imprevistos y líneas de mejora. Es un software pensado para esto, para ser un facilitador, no para ser simplemente un sistema de volcado y registro de datos para la inspección.
9. ¿Qué beneficios o mejoras se esperan obtener a corto y largo plazo con el uso de Equipe?
Lo principal es que contribuya a mejorar la calidad de vida de las personas y de sus familias facilitando que la información que se introduce sea manejable por los profesionales y les facilite la toma de decisiones y el desempeño de su trabajo. Registrar datos no es el fin en si mismo, sino el primer paso para conocer bien a las personas y sus necesidades. Seguramente nos irán surgiendo nuevas necesidades del software y seguro que nos las implementarán igual de bien que hasta ahora.
10. Ya lleváis utilizando Equipe más de dos meses, ¿Cuál es el nivel de satisfacción en general?
Desde dirección puedo hablar en nombre de todo el equipo. Estamos muy satisfechas porque hemos podido diseñar un aliado formidable que nos ayuda a trabajar mejor.
11. Sois un centro pionero en la aplicación del modelo AICP (Atención Integral Centrado en la Persona), ¿Crees que Equipe se adapta a las exigencias del modelo? ¿En qué medida os ayuda Equipe, como profesionales del centro, a promover las condiciones necesarias para la consecución de mejoras en todos los ámbitos de la calidad de vida y el bienestar de la persona?
Ya lo vengo diciendo en esta entrevista. Nosotros los buscamos a ellos con la carta de los Reyes Magos bajo el brazo y nos encontramos con un equipo que habla nuestro lenguaje, el del MAICP, y que cada petición la han hecho suya para entregarnos una herramienta de trabajo que encaja con lo que necesita Santa Paola para seguir en el viaje de la aplicación del Modelo de Atención Integral y Centrado en la Persona.